２０１４年１１月１６日に行われた「中野ミュージックフェス２０１４」。無事終了致しました。
晴天に恵まれ、約３，０００人の方に来場いただき感謝で一杯です。
懸念されたとん汁も全て売り切ったのですが、何故か今朝とん汁を食べました。美味しいからいいんですけどね。
さて、今日のエントリーは、今回のイベントの会場である「中野駅前暫定広場」をどうやって借りたのか？中野区役所のとやり取りを中心に、自分の備忘録も含め記録に残して行きたいと思います。
興味の無い方はここで離脱ください。
中野駅前暫定広場とは
Wikipedia に無いので引用が出来ないのですが、現在中野駅前の再開発中でその開発中に出来てしまっている暫定的な広場。と認識しています。
一説によると来年の夏くらいまでしか広場になっていないとの事。中野ミュージックフェスをもう一度やるのであれば、夏迄に開催しないといけない訳です。
暫定広場が無くなったら何処で野外フェスやろう・・・なんて考えてしまいます。
そんな中野駅前暫定広場の借り方を、順をおって説明して行きます。
中野区の後援名義をもらう必要がある
中野駅前暫定広場は、中野区の物。なので、それを使うには中野区から催し物に対する後援名義をもらわなければなりません。個人でも団体でも後援名義を出してもらえるとは思うのですが、団体の方が良さそうです。
今回は「中野ミュージックフェス実行委員会」って任意団体を作りました。
この実行委員会の委員長や中野区とのやり取りをする人間は、中野区の人と繫がりが深い方がやりやすいです。
秋田の場合「特定非営利活動法人中野コンテンツネットワーク協会」の理事をやっており、ここの活動で中野区の方と仲良くさせて頂いていました。
委員長は中野経済界の重鎮にやっていただいています。
そんなこんなで、滑り出し〜イベント終了までスムーズに事が運びました。「特定非営利活動法人中野コンテンツネットワーク協会」に感謝です。
団体の活動等を伝える。
「中野ミュージックフェス実行委員会」が今回の主催団体となるのですが、この団体がしっかり活動をしているかどうかを伝える必要があります。
まずは会則。会則の無い団体は団体と見なしてもらえないっぽいです。
「中野ミュージックフェス実行委員会会則」を作成しました。加えて会の設立趣意書を作ります。「中野ミュージックフェス実行委員会趣意」こんな感じです。
この辺りがしっかり出来ていると、ちゃんとした団体である。と思っていただけます。
広場の空きを確認
次にイベントを開催する決定をした議事録が必要になります。定期的に会議を開き、その会議で決定されたって物が必要です。会議を開く前に、そもそも暫定広場が空いているのか？を確認する必要があるので、中野区役所内の中野駅前暫定広場を管理しているセクションに行き、空きを確認します。
空いている日を確認したら、空いている日の何処かでイベントを開催する旨の会議を開き議事録を残します。同時に、どの位のお金が必要で何処からお金を調達するのか？どのくらいのお金が何処へ出て行くのか？収支はどうなのか？も概算で作成します。
中野区暫定広場でのイベントのチケットを売ったり、物を売ったりするのは有りです。区の設備を利用させてもらっているので、大幅な利益を出してしまうのはよろしくないとの事なので、利益が出そうなら何か意味のある支出をする事にします。
加えて、どんなイベントを行うのか？と概略も作ります。
後援名義の相談に行く
今回、「音楽イベントをやる事で人が集まり、中野区の地域経済の向上に寄与する」って事なので、産業振興のセクションに後援名義を出してもらう為の相談に行きました。
・設立趣意書
・会則
・議事録
・イベント概略
・収支計画書
等を持って行きます。
こちらを見てもらうと、中野区の広場で行うにふさわしいイベントなのか？ふさわしくないのか？を判断してもらえます。
ふさわしいと思ってもらえれば、次のステップに進みます。ふさわしくないと判断されたら、イベントの企画自体を見直す必要があります。
この時に申請に必要になる書類のリストをもらう事が出来ます。
広場の借り押さえ
この時点で、書類がしっかりそろえられる事が解れば、借りられる確度は高くなりますので、中野駅暫定広場を管理しているセクションに行き、どこの課で後援名義を申請中である。と伝えて、仮押さえをさせてもらいます。
後援名義申請の書類をそろえる
会場の図面やらなにやら色々とそろえる書類があります。
こちらをそろえたら、後援名義を出してもらうセクションに行き、過不足が無いか？確認してもらい問題なければ申請を行います。
申請を行えば、１週間もかからずに後援名義を頂く事が出来ます。
中野駅前暫定広場の本押さえ
中野駅前暫定広場を管理しているセクションに行き、後援名義をもらった旨を伝えると、広場を借りる為の書類をもらえます。こちらの書類に必要事項を記入し提出します。
提出が完了すると広場を確実に借りられる事が決定します。
他への申請等
他関係各所への申請や届け出も必要です。
警察
今回のイベントは、道路の占有利用が無いので、イベントの概要を持って警察へ行き、よろしくお願いします。とお願いして来ます。道路の占有利用がある場合は、結構大変っぽいです。
消防
火を使う場合、消防署に申請を行う必要があります。今回は音響設備を動かす「発電機」、露店で加熱調理をする為の「コンロ」があるので、消防署へ申請を行いました。申請時に色々と指導を頂きます。
保健所
露店出店があったので、保健所へ行き申請書類をもらい申請を行います。この時も消防署と同じように色々な指導を頂きます。
騒音対策
今回は音楽イベントだったので音がでます。騒音になってしまう場合がるので、近隣の方々への案内が必要になります。イベント開催のお知らせを書いた案内状に苦情用の電話番号を掲載し、リーフレットと一緒に近隣にポスティングを行いました。
リーフレットを中野区の掲示板に掲示
中野区に後援名義を頂くイベントなので、中野区の掲示板にリーフレットを掲示する事が出来ます。
掲示するリーフレットには、中野区が許可した旨の情報が必要です。印刷前に許可を取れれば許可をもらっている旨の文字を刷り込む事が出来ます。刷り込んでいない場合は、区役所に出向き許可スタンプを借り、１枚ずつスタンプします。
これで「区からのお知らせ」に掲示する事が出来ます。
イベントの前日〜翌日
イベント当日は車で機材を運び込んでもらうので、ガードレール等を外す必要があります。普段はガードレールに鍵がかかっていますので、イベントの前日に区役所へ鍵を預かりに行きます。イベントが日曜日だったので実際には金曜日に預かりました。
イベントの翌日は、預かった鍵の返却をします。
報告書
イベントがどのように行われたのか？を後援名義を出してくれたセクションに報告しなければなりません。
・イベント終了報告書
・実際の収支
・当日の様子が解る写真等
の提出を行いました。
まとめ
いや〜これ以外にも音響会社や警備会社、中野区観光協会さんとの打ち合わせ、露店の準備等々・・・やったことないことばかりで大変でしたが、メッチャ楽しいイベントが出来たと思っています。
それなりに成長出来たと感謝しています。
次回も出来るといいな。
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